Es ist empfehlenswert, klare Absprachen im Hinblick auf Datenzugriff innerhalb der Unterkünfte, unterkunftsübergreifend und mit externen Behörden und Akteur*innen festzulegen. Hier gilt es, die Balance zu wahren zwischen dem Interesse der Unterkünfte auf Informationen, um schnell auf besondere Bedarfe reagieren zu können, und dem Recht auf Datenschutz der Bewohner*innen. Für jede Datenweitergabe ist zu prüfen, ob eine gesetzliche Grundlage besteht: § 6 DSGVO.

Oft ist es notwendig, sensible Informationen über Bewohner*innen an Folgeunterkünfte weitergeben zu können, sodass die Betreuung lückenlos erfolgen kann. Wir empfehlen, alle Dokumente in einer Mappe zu bündeln, die der Person mitgegeben werden kann. So kann sie selbst entscheiden, welche Informationen sie weitergibt. Wir empfehlen, ein Musterblatt zu entwickeln, in dem die wichtigsten Informationen gebündelt zusammengefasst werden können, um der anschließenden Betreuung möglichst schnell einen Überblick zu verschaffen. 

Wenn Sie mit Ämtern über sensible Themen kommunizieren möchten, benötigen Sie unbedingt die Zustimmung der betroffenen Personen durch eine Schweigepflichtentbindung. Es ist sehr wichtig, dass der Umfang und der Zweck von der betroffenen Person verstanden werden. 
Mehr Informationen finden Sie hier.
Die Frühen Hilfen stellen Schweigepflichtentbindungen in 11 Sprachen (deutsch + Sprache) zur Verfügung, die Downloads finden Sie am Ende dieses Artikels.

Insbesondere für den Fall von Kindeswohlgefährdungen sollten klare Absprachen mit dem Jugendamt bestehen, z. B. wann eine Anfrage gestellt werden soll, wie mit Fällen umgegangen werden sollte, wie es anonym geschehen kann und welche Fallkonstellationen nicht mehr anonym behandelt werden können, weil ein Eingriff erforderlich wird. Genauere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt 

→ Jugendamt.